AVG en privacy – Anna’s Huis

AVG: Algemene verordening gegevensbescherming (Privacywetgeving), ingangsdatum 23 mei 2018

Bij het Centrum voor Leven met kanker | Zaanstreek, Anna’s huis, zetten wij ons in voor de bescherming van uw privacy. Wij willen dat u op de hoogte bent van hoe wij gegevens over u kunnen verzamelen, gebruiken, delen en bewaren en de keuzes die hierin tot uw beschikking staan.

Deze Online Privacyverklaring is van toepassing op websites, online toepassingen en online diensten en opgeslagen gegevens in de beveiligde computer. Indien we dit aangegeven hebben, is het eveneens van toepassing op bepaalde offline informatie die we over u verwerken. Het is niet van toepassing op websites en diensten van derden, die hun eigen online privacyverklaring hebben.

We kunnen deze Online Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. We zullen u, afhankelijk van het soort wijziging, via e-communicatie of via onze website informeren. Het is raadzaam dat u de actuele versie hier controleert. Als wij wijzigingen in deze verklaring aanbrengen, zullen wij de “Ingangsdatum” bovenaan deze Online Privacyverklaring bijwerken.

Deze Online Privacyverklaring beschrijft hoe wij gegevens die wij online over u verkrijgen, kunnen verzamelen, gebruiken, delen en bewaren. We verzamelen Online gegevens wanneer u:

onze websites of apps bezoekt of gebruikt (cookies);
inschrijft en deelneemt aan onze activiteiten die wij aanbieden;
elektronische communicatie van ons ontvangt of beantwoordt;
online informatie-aanvraag bij ons doet;
gegevens die u in Anna’s huis aan ons verstrekt.

Welke gegevens verzamelen wij online en hoe verzamelen wij die?

Het soort gegevens dat wij verzamelen is afhankelijk van welk product of dienst u gebruikt.

Soms verstrekt u gegevens rechtstreeks aan ons. U kunt ons bijvoorbeeld uw naam, rekeningnummer, e-mailadres, postadres, telefoonnummer of geboortedatum verstrekken wanneer u:

een online inschrijfformulier of enquête invult, inclusief wanneer u informatie over onze producten online aanvraagt;
zich registreert of inschrijft voor onze activiteiten;
iets aanschaft via onze websites of apps;
wij verzamelen ook gegevens via cookies en gelijksoortige technologieën. Dit betreft alleen geanonimiseerde gegevens, zoals hoe u op onze website of uw algemene geografische locatie terechtkomt.

Hoe gebruiken wij de gegevens die wij over u verzamelen?

We gebruiken Online gegevens die wij over u verzamelen om:

u te herkennen wanneer u terugkeert naar onze websites of gebruikmaakt van onze apps;
inschrijvingen te realiseren;
u te informeren over onze activiteiten middels nieuwsbrieven en nieuwsflitsen;
vragen te beantwoorden en te reageren op uw verzoeken via onze websites of apps en via websites van derden (inclusief social media).

Hoe delen wij uw gegevens?

Sommige Online gegevens en andere gegevens zijn Persoonlijke gegevens.

We delen uw Persoonlijke gegevens met niemand, behalve zoals hieronder beschreven. We delen uw Persoonlijke gegevens alleen met uw toestemming of indien dit vereist of toegestaan is door de toepasselijke wet, zoals:

om inschrijfgelden die u verschuldigd bent te innen;
met regelgevende instanties, rechtbanken en overheidsinstanties om te voldoen aan juridische bevelen, wettelijke of regelgevende vereisten en overheidsverzoeken;
voor specifieke producten of diensten, wanneer u uw toestemming heeft gegeven (bijv. middels een inschrijfformulier).

Hoe beschermen en bewaren wij uw gegevens?

Wij gebruiken organisatorische, administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw Persoonlijke gegevens. Deze maatregelen omvatten computerbeveiliging en beveiligde bestanden en voorzieningen. We vereisen dat alle medewerkers van Anna’s huis uw Persoonlijke gegevens beschermen en uw Persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor de door ons gespecificeerde doelen. Zij tekenen hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

Wij zullen uw Persoonlijke gegevens zo lang bewaren als nodig om onze producten en diensten te leveren of aan u aan te bieden of tot het moment u aangeeft geen gebruik meer van onze producten of diensten wenst te maken, tenzij wij door wet- of regelgeving of voor beslechting van geschillen en regelgevende onderzoeken zijn vereist om deze gegevens langer te bewaren. Als uw Persoonlijke gegevens niet langer nodig zijn voor onze zakelijke, juridische of regelgevende behoeften nemen we redelijke stappen om dergelijke gegevens op veilige wijze te vernietigen of om deze permanent te anonimiseren.

Wat zijn uw rechten?

U heeft recht op toegang tot uw Persoonlijke gegevens en om deze te veranderen en/of te wissen. U kunt ook het recht hebben om het gebruik van uw Persoonlijke gegevens op de volgende wijzen te beperken en/of hiertegen bezwaar te maken:

u kunt uw toestemming voor het gebruik van uw Persoonlijke gegevens door ons te allen tijde intrekken;
u kunt een kopie verzoeken van uw Persoonlijke gegevens die we houden;
u kunt aangeven welke persoonlijke gegevens
u wenst te wijzigen of te verwijderen.
Indien u uw rechten wilt uitoefenen of vragen heeft over hoe we uw Persoonlijke gegevens verwerken kunt u contact met ons opnemen.

Heeft u vragen over de Online Privacyverklaring?

Als u vragen heeft over deze Online Privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen: officemanager@levenmetkankerzaanstreek.nl

Definities

Centrum voor Leven met kanker | Zaanstreek, Anna’s huis –zoals geïdentificeerd aan het begin van deze Online Privacyverklaring.

Cookies en soortgelijke technologieën – een cookie is een klein tekstbestand dat op de harde schijf van uw computer geplaatst wordt. Wij kunnen cookies plaatsen wanneer u een bezoek brengt aan onze website, informatie aanvraagt of personaliseert, of als u zich registreert voor bepaalde diensten. Wij gebruiken de term cookies en soortgelijke technologieën in deze verklaring om te verwijzen naar alle technologieën die op deze manier gegevens verzamelen. Cookies worden enkel intern gebruikt. Dit betreft alleen geanonimiseerde gegevens, zoals hoeveel personen er onze website bezoeken en vanuit welke geografische locatie.

Dienstverlener – iedere leverancier, derde partij en/of bedrijf die/dat diensten levert of namens ons bedrijfsactiviteiten uitvoert zoals drukwerk, mailingen en andere communicatiediensten (e-mail, direct mail, etc.), marketing, gegevensverwerking en uitbestede technologie, beheer, dienstverlening, verzameling, advertentiebeheer, auditors, consultants, accountants, en professionele adviseurs.

Vrijwilliger – gescreende vrijwilligers van Anna’s huis, die allen een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Geanonimiseerde gegevens – gegevens of informatie gebruikt op een manier die u niet identificeert naar een derde. Wij leiden geanonimiseerde gegevens af van persoonlijke informatie. Het omvat gegevens verkregen uit verschillende bronnen, waaronder gegevens van Cookies en soortgelijke technologieën.

IP-adres – een nummer dat aan een apparaat wordt toegewezen wanneer het verbinding maakt met het internet.

Online gegevens – gegevens of informatie verzameld op de website van Anna’s huis.

Persoonlijke gegevens – alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon, zoals naam, adressen, telefoonnummer en e-mailadres en andere gegevens specifiek voor dat individu.

Zakelijke partners – derden waarmee we zakendoen en waarmee we een contractuele relatie hebben, zoals (digitale) betalingsproviders die onze diensten verstrekken en waarbij wij diensten afnemen, zoals verzekeringsmaatschappijen.

Privacyreglement voor u als bezoeker:

Informatie met betrekking tot de vastlegging van persoonlijke gegevens

Anna’s huis noteert van iedere bezoeker zijn of haar naam, mailadres en telefoonnummer. Dit dient ter identificatie, maar ook om bezoekers later te kunnen bereiken voor bijvoorbeeld bepaalde workshops of evenementen. Als laatste worden NAW gegevens geheel anoniem gebruikt om registratie aan te leggen bij de IPSO, Instellingen Psychosociale oncologie, en om eventuele subsidies te verkrijgen op basis van het aantal bezoeken dat door lotgenoten en hun familie worden afgelegd. Ook worden geografische gegevens als geheel vastgelegd, niet herleidbaar tot een persoon bij de IPSO.

Voor een betere begeleiding kan het noodzakelijk zijn dat medewerkers van Anna’s huis wat medische gegevens noteren in een op de computerserver beveiligde omgeving (uw dossier). Het dossier bevat aantekeningen over uw sociale- en gezondheidstoestand, uiteraard alleen de gegevens die u aan ons kwijt wilt.

Gegevens worden nooit verstrekt aan instanties buiten Anna’s huis om tenzij met uw toestemming, bijvoorbeeld bij doorverwijzing naar psychologen of fysiotherapeuten.

Alle medewerkers van Anna’s huis hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend die ook voortduurt nadat zij geen medewerker van Anna’s huis meer zijn.

Uw gegevens kunnen geheel anoniem worden gebruikt voor intervisie trainingen op locatie in Anna’s huis tussen medewerkers, bijeenkomsten voorgezeten door een psycholoog of psychiater. Op deze manier leren alle vrijwilligers van elkaar, hoe met problemen om te gaan, hoe mensen met kanker en hun naasten nog beter te kunnen begeleiden.

Sommige gegevens kunnen gebruikt worden voor de financiële administratie, indien er bijvoorbeeld workshops gegeven gaan worden waarvoor een financiële bijdrage wordt verlangd. In dat geval zal daarvan een lijst worden bijgehouden van mensen die betaald hebben of die een rekening zullen gaan krijgen.

Gegevens uit uw dossier worden alleen bij hoge uitzondering aan anderen verstrekt als dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een calamiteit.

Als een medewerker uw gegevens wil gebruiken voor een ander doel dan hierboven is aangegeven, dan moet u daarover geïnformeerd worden en is uw toestemming nodig.

Vanaf 2018 is de privacy wet AVG in werking getreden. Op onze website staat uitgebreid beschreven wat deze wet inhoudt. Uw privacy wordt beschermd. Mocht u bezwaar hebben tegen de bovenstaande privacy uitleg of over de AVG beschrijving op onze website, dan kunt u daartegen bezwaar maken bij het bestuur (info@levenmetkankerzaanstreek.nl)

Het is wel zo dat wij u moeilijker kunnen helpen als wij geen enkel gegeven van u mogen noteren. Nieuwsbrieven kunnen niet verzonden worden. Uitnodigingen voor speciale activiteiten als workshops of aangeboden evenementen kunnen u niet bereiken.

Uw toestemming is bijvoorbeeld nodig als uw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot uw persoon herleidbaar zijn.

In Anna’s huis wordt gewerkt met een beveiligde computer omgeving. Niet iedere medewerker kan bij alle gegevens komen. Dat betekent ook dat niet iedere gastvrouw die u ontvangt automatisch op de hoogte is van uw sociale of medische gegevens die u opgegeven heeft, tenzij u dezelfde gastvrouw/heer treft. De office managers en het bestuur zijn hiertoe wel geautoriseerd voor inzage op de computerserver met een eigen wachtwoord. Dat is gedaan met het oog op de continuïteit van zorgzaamheid rondom uw ziekzijn. Het betekent dat uw gegevens integraal in één dossier alleen door de geautoriseerde personen worden genoteerd, tenzij u hier bezwaar tegen maakt. Officemanagers en bestuur hebben daartoe ook een geheimhoudingsverklaring ondertekend, zodat zij zich moeten houden aan bovengenoemde privacy regels.

Wij verzoeken de gasten zelf ook de privacy van andere bezoekers te respecteren. Het kan zijn dat u iemand kent, als u bij ons komt, maar het is niet de bedoeling dat u buiten de deur van Anna’s huis daarover met anderen spreekt. Mocht u een andere gast meer dan oppervlakkig kennen (bijvoorbeeld iemand uit uw straat of werkomgeving) vraag dan aan die persoon of zij/hij strikte geheimhouding naar buiten toe wil of dat u het in uw prive kring mag vertellen dat u hem/haar bent tegengekomen in Anna’s huis. De officemanagers kunnen voor u bemiddelen indien u dit moeilijk vindt.

Het streven is voor iedereen een veilige, prettige en warme sfeer te creëren, maar de privacy regels anno 2018 maken het ons niet gemakkelijker. Help ons svp ook!

Beveiliging van uw gegevens

Uw medische gegevens zijn alleen in handen van de artsen, werkzaam in Anna’s huis en de office managers die daartoe geautoriseerd worden door de betreffende arts. Rechtstreeks bij uw behandeling of onderzoek betrokken hulpverleners hebben in meer of mindere mate ook toegang tot uw gegevens. Voorbeelden zijn de gastvrouwen en heren aan wie u de gegevens zelf mededeelt, de office managers voor een goede uitvoering van de werkzaamheden in Anna’s Huis en in mindere mate (alleen administratieve gegevens) bij de secretaris en de penningmeester. Deze hulpverleners hebben allemaal een zelfstandig beroepsgeheim of een van de arts afgeleide geheimhoudingsplicht.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is voor het doel of de doelen waarvoor ze worden verwerkt. De algemene bewaartermijn is tien jaar, maar de termijn kan ook langer zijn. Omdat veel oncologische gegevens van belang blijven gedurende het leven van een patiënt met kanker en omdat veel patiënten ook nog na jaren terug willen komen voor een update, bewaart Anna’s huis de gegevens langer. In dat geval kunnen wij u betere begeleiding bieden. Wij geven nooit gegevens door aan overige instanties als bedrijfsartsen, verzekeringsinstanties etc.

Recht op verwijdering en vernietiging

U kunt op elk moment uw gegevens laten verwijderen. Bedenk wel dat wij dan geen informatie meer over u hebben indien u na enige tijd Anna’s huis opnieuw bezoekt. Indien u bezwaar heeft tegen het regulier langer dan tien jaar bewaren van uw gegevens kunt u dit aan het bestuur of de officemanagers kenbaar te maken.